Projekty dofinansowanie z pieniędzy Unii Europejskiej dają ogromne możliwości rozwojowe, nabywcze, pozwalają na zwiększenie mobilności pracowników, podniesienie innowacyjności w przedsiębiorstwie oraz mają wiele, wiele innych dobrych celów, które można dzięki nim osiągać. Jednak jak przystało na prawdziwego „sponsora” Unia wymaga od Beneficjentów przestrzegania ustanowionych przez siebie obowiązków. Jednym z takich obowiązków jest odpowiednia informacja i promocja. I nie chodzi tu tylko i wyłącznie o promowanie realizowanych przedsięwzięć, ale także o informowania i promowanie możliwości pozyskiwania na podobne cele funduszy unijnych. To także przestrzeganie zasady przejrzystości wykorzystywania publicznych pieniędzy, do respektowania której Unia obliguje nie tylko państwa członkowskie, ale i unijnych obywateli.
Jeśli więc ktoś zdecyduje się na realizację przedsięwzięcia i otrzyma dofinansowanie ze środków unijnych, to ma w obowiązku przestrzeganie właśnie zasad informacji i promocji. Kreatywność w tym obszarze jest dość swobodna, bowiem nie ma jednego, ściśle określonego sposobu na promowanie i informowanie wszystkich o tym, co się robi za pieniądze unijne. To, co będzie poddane kontroli to racjonalność i efektywność działań informacyjno-promocyjnych. Mały, lokalny projekt nie wymaga ogólnopolskiej kampanii billboardowej. Kampania musi być zgodna z zasięgiem projektu oraz jego charakterem.
Ważnym elementem działań promocyjno-informacyjnych jest odpowiednie ologowanie dokumentów, które będą powstawały w trakcie realizacji projektu. Tutaj należy zwrócić szczególną uwagę na tworzone listy obecności, certyfikaty, zaświadczenia, podpisywane dokumenty, jak np. umowa o pracę czy umowa zlecenie, raporty, publikacje, materiały dla prasy itp. Muszą one spełniać określone warunki, tzn. muszą zawierać odpowiednią informację, logotypy, itp. Stan ten jest przedmiotem kontroli, zatem warto się do niego przygotować. Ważne jest także odpowiednie oznakowanie miejsca, w którym realizowane są zadania biurowo-administracyjne oraz księgowe projektu. Warto więc zadbać o zawieszenie plakatu z informacją, że w tym miejscu realizowany jest projekt współfinansowany przez Unię Europejską.
Jeśli beneficjent środków unijnych posiada stronę internetową, to powinien na niej zamieścić informację o realizowanym projekcie. Możliwe jest stworzenie np. zakładki na stronie własnej lub stworzenie oddzielnej strony internetowej poświęconej wyłącznie temu przedsięwzięciu. Tu także niezbędne będzie odpowiednie jej ologowanie. Wszelkie informacje, które przydadzą się w realizacji obowiązku informacji i promocji, można znaleźć na stronach instytucji dysponujących środkami unijnymi, a także na specjalnie dedykowanych stronach ministerialnych, które w sposób szczegółowy opisują obowiązek informacyjno-promocyjny.