Co zrobić jeśli obywatel Unii Europejskiej czuje się pokrzywdzony przez działania lub ich brak jakiejś instytucji Unii Europejskiej? Czy należy z tym coś zrobić? Jak najbardziej! W obszarze instytucjonalnym Unii został powołany urząd Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, którego zadaniem jest badanie skarg obywatelskich przeciwko instytucjom, organom, urzędom i agencjom Unii Europejskiej. Obecnie na tym stanowisku pracuje Emily O’Reilly.
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich został ustanowiony w 1995 roku, a jego siedziba znajduje się we Francji w Strasburgu. Zajmuje się rozpatrywaniem skarg dotyczących przypadków niewłaściwego administrowania w instytucjach i organach UE. Taką skargę może złożyć każdy obywatel Unii, zamieszkujący na jej terenie, a także przedsiębiorca i instytucja, którzy mają swoje siedziby właśnie na terenie Unii. Skargi obywateli oraz innych podmiotów mogą obejmować nieuczciwe postępowanie urzędników, dyskryminację, nadużywanie uprawnień, nieuzasadniona zwłoka, niesprawiedliwe procedury czy brak lub odmowa udzielenia informacji.
Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich powołuje Parlament Europejski na pięcioletnią kadencję, która może być odnowiona. Jest to jedno z pierwszych zadań europosłów rozpoczynających kadencję. Zaletą Rzecznika jest jego niezależność od państw członkowskich oraz od innych organizacji. Rzecznik może sam wszcząć postępowanie lub na skutek złożonej skargi. Jednak ze swoich działań musi przedstawić Parlamentowi Europejskiemu coroczne sprawozdanie.
Kiedy Rzecznik rozpoczyna postępowanie na skutek skargi, informuje o tym fakcie drugą stronę. To zazwyczaj wystarczy, by dana kwestia została rozwiązana. Jeśli to nie ma miejsca, Rzecznik bada sprawę i stara się polubownie rozwiązać sprawę. W przypadku niepowodzenia, Rzecznik może wystosować zalecenia do danej instytucji, wobec której działań skarga została złożona. Jeśli i to nie przyniesie skutku, to Rzecznik może złożyć specjalne sprawozdanie do Parlamentu Europejskiego, który już dalej musi się zająć daną sprawą.
Aby złożyć skargę, która będzie skutecznie wszczynała postępowanie Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, należy najpierw zwrócić się do danej instytucji o naprawienie zaistniałej sytuacji. Jeśli takiej naprawy się nie doczekało, nie odczuło czy nie zauważyło, należy wówczas złożyć skargę. Ma się na to dwa lata od momentu, gdy skarżący dowie się o wystąpieniu problemu. W skardze należy podać swoją tożsamość oraz jednoznacznie wskazać, kogo dotyczy skarga i objaśnić, opisać występujący problem. Oczywiście można zażądać zachowania poufności skargi. Jeśli rozpatrywanie danej skargi nie leży w kompetencjach Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, to wówczas skarżący otrzyma stosowne wyjaśnienie oraz wskazanie, do kogo należy kierować swoje zażalenia.